面接の日程管理のコツ。スケジュール予約アプリを活用

面接の日程管理のコツ。スケジュール予約アプリを活用

ふきげん猫ちび

転職活動での面接のスケジュール調整が面倒くさい
面接を入れまくっているせいで、予定が訳わからんことになってる

ふきげん猫ちび

ふきげん猫ちび

エージェントに予定を聞かれた時にさっと予定を答えられない

こんな人のために、僕のノウハウを共有したいと思います。

以下の方法を行うと劇的に改善できます。

  • 面接予約にはなるべくミーティング予約アプリを使う
  • 面接確定のメールが来た時に、Google TaskとGoogle Calendorに入れる

この二つがスムーズに出来るようになればスケジュール調整が圧倒的に楽に感じると思います。

会社でOutlook365とかG Suiteをフル活用している人はミーティング予約を上記のようなフローで行っていると思いますが、同じ内容です。

ただ上記のコンビネーションは無料だしUX/UIが最高に良いので、いろんな人にすすめています。

では、見て行きましょう!

面接にcalendly.com(ミーティング予約アプリ)を使う

ミーティング予約アプリCalendly

公式 https://calendly.com

一言で言うと予約システムみたいな感じで、Outlook365やG Suiteのミーティング予約機能みたいなものです。

この二つは有料ですが、Calendlyは無料で利用できます。

僕のダミーの予約用カレンダーを共有しますので、試してみてください。

» https://calendly.com/heyshoworldwide

※捨てアカなので実際に予約していただいても大丈夫です。

面接予約の流れ

今までの面接予約の流れはこんな感じでした。

○○が面接したいっていってるんだけど、来週空いてる日時を3つくらい教えてくれる?

エージェント

世界のヘイショー

今のところ①9/4の18時~②9/8の18時~③9/12の18時~が空いてますよ。
OK. じゃあ確認してみる。

エージェント

9/8の18時~で確定が取れたけど、大丈夫?

エージェント

世界のヘイショー

すみません、その日は予定が入ってしまいました。。①9/12の18時~②9/14の18時~③9/16の18時~で確認してもらえますか?

空き日程を確認するのに行ったりきたりするのが面倒くさいですよね。

ミーティング予約アプリを使うと、以下の流れになります。

○○が面接したいっていってるんだけど、来週空いてる日時を3つくらい教えてくれる?

エージェント

世界のヘイショー

calendly.com/heyshoから予約してもらえますか?
OK. じゃあURLを共有しておくわ。

エージェント

後日

世界のヘイショー

あ、面接予約のメールがcalendlyから来た。

ここでCalendlyからのメールに「確定」のボタンがあるので、それをクリックすると勝手にGoogleカレンダーに予定が入ります。

言うまでもなくこっちの方が効率的ですよね。

細かい設定方法などはコメントに質問してもらえればお答えします。

Google TasksとGoogle Calendarを利用して、メール内容をカレンダーに保存する

次にミーティング予約アプリを使わなかった時の対処法です。

スケジュール調整はメッセージのやり取りで行うしかないのですが、その後に面接の情報をGoogle TaskとGoogle Calendarに5秒で同期させる方法を以下に解説します。

この方法を用いることによって得られるメリット

メリットは二つあって、一つ目はGoogle Taskから面接予定の会社一覧を素早く見ることが出来ること、二つ目は面接に必要な情報に素早くアクセスできることです。

面接確定メールをGoogle Taskに登録する

面接確定メールをGoogle Taskに登録する

Gmailから「ToDoリストに追加」をクリックすると、Google Taskに入ります。

所要時間1秒。

Google Calendarに登録する

Google Calendarに登録する

Google Taskの「詳細を編集」→「日時を追加」から、内容をGoogle Calendarに登録できます。

マニュアルでGoogle Calendarに追加しても良いですが、メールのスレッドに面接場所、時間、職務内容などが書かれてあることが多いので、さっと取り出したい時のためにこの方法が用います。

所要時間4秒。

まとめ

こんな感じでどんどん効率化してみてください!

ヘイショーからは以上です。ご精読ありがとうございました。

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